AutoAdmin

Databehandleravtale

Etter personvernforordningen artikkel 28. Avtalen inngås når du oppretter konto, og er en del av vilkårene.

Sist oppdatert 24. september 2026

1. Partene

Du bestemmer hvorfor og hvordan opplysningene om dine kunder skal behandles. Vi behandler dem bare på dine instrukser.

2. Hva behandlingen gjelder

Formål	Å levere AutoAdmin til deg: lagre kjøretøy og kunder, lage og signere kontrakter, tegne garantier, sende varsler, og føre regnskap der du bruker den modulen.
Varighet	Så lenge du er kunde, og i den etterfølgende perioden punkt 9 beskriver.
Art	Innsamling, lagring, strukturering, bruk, utlevering til de underleverandørene som står i punkt 6, og sletting.

Kategorier av registrerte

• Dine kunder — bilkjøpere og verkstedkunder
• Medkjøpere og andre som står oppført på en kontrakt
• Personer som tar kontakt gjennom annonser og skjemaer
• Dine egne ansatte, der du bruker regnskaps- og lønnsmodulen

Kategorier av personopplysninger

• Navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer
• Opplysninger om kjøretøyet og avtalen, inkludert pris og betingelser
• Signatur på kontrakten, med tidspunkt
• Opplysninger knyttet til en utstedt garanti
• Korrespondanse du fører med kunden gjennom systemet
• Lønns- og bankopplysninger, der du bruker lønnsmodulen

Systemet er ikke laget for særlige kategorier av personopplysninger etter artikkel 9, og du skal ikke legge inn slike. Fødselsnummer behandles ikke.

3. Våre plikter

• Vi behandler opplysningene bare på dine dokumenterte instrukser. Bruk av systemet slik det er ment, regnes som instruks.
• Mener vi at en instruks strider mot personvernregelverket, sier vi fra.
• Alle hos oss som kan få tilgang, er underlagt taushetsplikt.
• Vi bruker aldri opplysningene til egne formål, og vi trener ingen modeller på dem.
• Blir vi pålagt av myndighet å utlevere opplysninger, varsler vi deg med mindre loven forbyr det.

4. Dine plikter

• Du må ha et gyldig behandlingsgrunnlag for opplysningene du legger inn.
• Du har ansvar for å informere dine kunder om behandlingen.
• Du bestemmer hvem hos deg som skal ha tilgang, og skal fjerne tilganger som ikke lenger trengs.

5. Sikkerhet

Vi har gjennomført disse tiltakene etter artikkel 32. De er ikke løfter om hvordan vi arbeider, men beskrivelser av hvordan systemet er bygget.

• Skillet mellom kunder håndheves i databasen. Hver rad er knyttet til en eier, og radsikkerheten avviser enhver forespørsel om andres data — uavhengig av hva klienten ber om.
• Våre ansatte har ikke stående innsyn. Innsyn krever en aktiv, tidsbegrenset fullmakt som opprettes per kunde. Opprettelsen er selve loggen; det finnes ingen vei til dataene som ikke etterlater spor.
• Hendelsesloggen kan ikke endres eller slettes av noen, heller ikke av oss. Den skrives av databasen selv.
• Regnskap, lønn, ansatt- og bankopplysninger er utelatt fra alt innsyn fra vår side.
• Kommunikasjon går kryptert over HTTPS. Passord lagres saltet og hashet.
• Databasen sikkerhetskopieres daglig hos vår underleverandør.

6. Underleverandører

Du gir med dette generelt samtykke til at vi bruker underleverandører. Disse kategoriene er i bruk i dag:

Kategori	Oppgave	Sted
Databasedrift	Database, innlogging, fillagring	EØS
Drift av nettsted	Serverer nettsted og applikasjon	Globalt nettverk
E-postutsending	Sender e-post fra systemet	EØS/USA
SMS-utsending	Sender SMS, blant annet engangskoder	EØS
AI-tjeneste	AI-funksjoner, når de er i bruk	USA
Fakturering	Utsteder fakturaer	EØS

Du får navnet på hver enkelt underleverandør ved å be om det. Skriv til [email protected], så sender vi den til enhver tid gjeldende lista. Vi fører den oppdatert, og du kan be om den så ofte du vil.

Alle er bundet av avtaler som pålegger dem de samme pliktene vi har overfor deg.

Skifter vi ut eller legger til en underleverandør, varsler vi deg minst 30 dager i forveien. Har du saklig innvending, kan du si opp avtalen uten kostnad før endringen trer i kraft.

7. Overføring utenfor EØS

Opplysningene lagres i Stockholm, innenfor EØS.

Bruker du AI-funksjonene, sendes teksten som skal bearbeides til en AI-leverandør i USA. Overføringen bygger på EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser. AI-funksjonene er valgfrie og kan slås av for kontoen din — da skjer ingen slik overføring.

8. Bistand

• Ved henvendelser fra registrerte. Kommer en av dine kunder til oss med krav om innsyn, retting eller sletting, svarer vi ikke på dine vegne. Vi viser dem til deg, og gir deg det du trenger for å svare.
• Ved sikkerhetsbrudd. Oppdager vi et brudd som gjelder dine opplysninger, varsler vi deg uten ugrunnet opphold, og senest innen 24 timer etter at vi ble kjent med det. Varselet beskriver hva som har skjedd, hvem det gjelder, sannsynlige følger og hva vi gjør. Det er du som eventuelt melder til Datatilsynet.
• Ved vurdering av personvernkonsekvenser. Trenger du å gjennomføre en vurdering etter artikkel 35, gir vi opplysningene du trenger om hvordan systemet behandler data.

9. Sletting og utlevering

Når avtalen opphører, kan du i 90 dager be om å få opplysningene utlevert i et maskinlesbart format, uten kostnad. Samme frist som i vilkårene.

Deretter sletter vi dem innen tre måneder, også hos underleverandørene.

Vi beholder likevel det vi er lovpålagt å beholde — bokføringsmateriale i fem år etter bokføringsloven — og opplysninger knyttet til en utstedt garanti så lenge garantien løper og et krav kan gjøres gjeldende. For disse gjelder avtalen her videre.

10. Revisjon

Du kan be om dokumentasjon på at vi oppfyller avtalen. Vi svarer på spørreskjema og legger fram det vi har av dokumentasjon.

Ønsker du revisjon på stedet, avtales det på forhånd, varsles minst 30 dager i forveien, og bekostes av deg — med mindre revisjonen avdekker vesentlige avvik, og da dekker vi kostnaden.

11. Ansvar og varighet

Ansvarsbegrensningene i vilkårene gjelder også her, med det forbehold som følger av personvernforordningen artikkel 82.

Avtalen gjelder så lenge vi behandler personopplysninger på dine vegne. Bestemmelsene om taushetsplikt og sletting gjelder også etter opphør.

12. Lovvalg

Norsk rett. Verneting som i vilkårene.